Informativa sul trattamento dei dati personali
Soci, tesserati, allievi, partecipanti a corsi, prove ed eventi
Codice documento: INF-SOCI — Versione 1.0 del 10/09/2026
(Informativa resa ai sensi dell'art. 13 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)
In breve
Per iscriverti ai nostri corsi dobbiamo raccogliere alcuni dati: chi sei, come contattarti, il codice fiscale, il certificato medico e i pagamenti che fai. Ci servono per tesserarti, per assicurarti, per emettere le ricevute e per rispettare gli obblighi fiscali. Questi dati non li vendiamo a nessuno e li comunichiamo solo a chi serve davvero: l'ente sportivo che rilascia la tessera, l'assicurazione, il commercialista, chi ci gestisce il sito.
Altre cose invece le decidi tu e puoi dire di no senza nessuna conseguenza: ricevere le nostre promozioni, farti fotografare, comparire sui nostri social.
Puoi in qualsiasi momento chiederci quali dati abbiamo su di te, farli correggere, chiederne la cancellazione o cambiare idea sui consensi. Scrivi a info@myselfacademy.it.
1. Chi tratta i tuoi dati (Titolare del trattamento)
MY SELF Associazione Sportiva Dilettantistica – APS
Via Dameta 15 – 00155 Roma (RM)
Codice Fiscale e Partita IVA: 12784481009
Iscritta al RUNTS, sezione "Associazioni di promozione sociale", dal 20/10/2025
E-mail: info@myselfacademy.it — PEC: myselfasd@pec.it
Legale rappresentante: Daniele Stazi
L'Associazione non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non essendovi tenuta ai sensi dell'art. 37 GDPR. Per ogni questione relativa ai tuoi dati puoi scrivere ai recapiti sopra indicati.
2. Quali dati trattiamo
- Dati anagrafici e identificativi: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza, eventuale documento d'identità.
- Dati di contatto: e-mail, numero di telefono, eventuale contatto di emergenza.
- Dati del rapporto associativo e sportivo: qualifica di socio, tessera e stagione sportiva, corsi frequentati, presenze alle lezioni, grado o livello, partecipazione a eventi, workshop e lezioni di prova.
- Dati amministrativi e contabili: quote e corrispettivi versati, modalità di pagamento, ricevute emesse, voucher e sconti applicati.
- Certificato medico di idoneità all'attività sportiva: tipo di certificato, data di rilascio, data di scadenza, e copia del documento (vedi punto 4).
- Dati relativi ai familiari: per i minori, i dati identificativi e di contatto di chi esercita la responsabilità genitoriale (vedi punto 5).
- Immagini e riprese (solo con il tuo consenso, vedi punto 3, finalità H).
- Dati tecnici dell'area personale: credenziali di accesso in forma cifrata, registro degli accessi, registro delle comunicazioni inviate.
Non trattiamo dati biometrici, non usiamo sistemi di rilevazione delle presenze tramite impronta o riconoscimento facciale, non profiliamo automaticamente le persone.
3. Perché trattiamo i tuoi dati e in base a quale regola
| # | Finalità | Base giuridica |
|---|
| A | Gestione del rapporto associativo e del tesseramento: iscrizione, libro soci, tessera, iscrizione ai corsi, registrazione delle presenze | Esecuzione del rapporto associativo e di misure precontrattuali richieste dall'interessato – art. 6.1.b GDPR |
| B | Tesseramento presso l'ente di affiliazione sportiva e iscrizione al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche | Obbligo legale – art. 6.1.c GDPR (D.Lgs. 36/2021) e regolamenti dell'ente affiliante |
| C | Adempimenti fiscali e contabili: emissione e conservazione delle ricevute, registrazioni contabili, dichiarazioni | Obbligo legale – art. 6.1.c GDPR (DPR 633/1972, DPR 600/1973, art. 2214 e 2220 cod. civ.) |
| D | Copertura assicurativa obbligatoria per infortuni e responsabilità civile | Obbligo legale – art. 6.1.c GDPR (art. 51 D.Lgs. 36/2021; art. 18 D.Lgs. 117/2017 per i volontari) |
| E | Verifica dell'idoneità all'attività sportiva tramite certificato medico | Obbligo legale – art. 6.1.c GDPR (D.M. Salute 24/04/2013 e successive modifiche); per l'eventuale contenuto sanitario vedi punto 4 |
| F | Comunicazioni di servizio: orari, variazioni, chiusure, scadenze della tessera e del certificato, convocazioni assembleari, ricevute | Esecuzione del rapporto associativo – art. 6.1.b GDPR; per le convocazioni assembleari, obbligo statutario e di legge – art. 6.1.c |
| G | Gestione dell'area personale online (accesso ai propri dati e alle proprie ricevute) | Esecuzione del rapporto associativo – art. 6.1.b GDPR |
| H | Riprese fotografiche e video e loro utilizzo interno, sui canali social e nel materiale promozionale | Consenso – art. 6.1.a GDPR, e artt. 96-97 L. 633/1941 sul diritto all'immagine. Sempre facoltativo e revocabile |
| I | Invio di comunicazioni promozionali su corsi, stage, eventi e iniziative dell'Associazione | Consenso – art. 6.1.a GDPR. Sempre facoltativo e revocabile |
| L | Sicurezza informatica del gestionale, registro degli accessi, backup, prevenzione degli abusi | Legittimo interesse dell'Associazione a proteggere i dati che le sono affidati – art. 6.1.f GDPR |
| M | Accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale | Legittimo interesse – art. 6.1.f GDPR |
| N | Rendicontazione di contributi pubblici e partecipazione a bandi, quando è richiesto l'elenco dei partecipanti | Obbligo legale e/o esecuzione di un compito connesso al contributo – art. 6.1.c GDPR |
Per le finalità da A a G, e L, M, N il trattamento non richiede il tuo consenso: senza quei dati non possiamo tesserarti, assicurarti né emettere le ricevute.
Per le finalità H e I decidi tu: puoi dire di no, puoi dire di sì solo ad alcune, puoi cambiare idea quando vuoi.
4. Il certificato medico
Il certificato di idoneità all'attività sportiva è obbligatorio per legge: senza, non possiamo farti accedere all'attività.
- Se il certificato attesta semplicemente l'idoneità (formula standard: "non presenta controindicazioni in atto alla pratica di attività sportiva"), non contiene informazioni sulla tua salute e viene trattato come un normale dato personale, con particolare cautela.
- Se il certificato o la documentazione che ci consegni contiene indicazioni sanitarie (patologie, prescrizioni, limitazioni, inidoneità), si tratta di dati appartenenti alle categorie particolari di cui all'art. 9 GDPR. In questo caso il trattamento si fonda sull'art. 9.2.d GDPR (attività legittime di un'associazione senza scopo di lucro, riferite ai propri soci e tesserati, con garanzie adeguate) e, quando serve, sull'art. 9.2.c GDPR per la tutela della tua incolumità in caso di emergenza. Per chi partecipa a prove, workshop ed eventi senza essere tesserato, il trattamento di eventuali dati sanitari avviene solo previo tuo consenso esplicito (art. 9.2.a GDPR).
Il certificato è conservato in un archivio non accessibile dal web e visibile solo al personale di amministrazione. Gli istruttori non vedono il certificato: vedono soltanto se la tua posizione è in regola o scaduta.
Non ti chiediamo, e ti invitiamo a non comunicarci spontaneamente, informazioni sulla tua salute che non siano strettamente necessarie allo svolgimento in sicurezza dell'attività.
5. Minori
Per i minorenni tutti i dati sono forniti da chi esercita la responsabilità genitoriale, che firma per loro conto (vedi il documento MOD-MIN).
- I consensi facoltativi (immagini, promozioni) sono validi solo se prestati da chi esercita la responsabilità genitoriale.
- Per la pubblicazione di foto e video del minore chiediamo il consenso di entrambi i genitori, perché non si tratta di una scelta di ordinaria amministrazione.
- Al compimento dei 18 anni i consensi prestati dai genitori perdono efficacia: il gestionale chiederà alla persona diventata maggiorenne di confermare o rifiutare direttamente i propri consensi, e l'accesso dei genitori all'area personale viene chiuso.
- L'accesso autonomo all'area personale online è consentito dai 14 anni (art. 8 GDPR e art. 2-quinquies del D.Lgs. 196/2003), previa comunicazione al genitore; sotto i 14 anni l'area personale è accessibile solo al genitore.
6. A chi comunichiamo i tuoi dati
- Ente di promozione sportiva / Federazione di affiliazione, per il tesseramento e l'iscrizione al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche — opera come titolare autonomo.
- Compagnia assicurativa e intermediario assicurativo, per le coperture obbligatorie e per la denuncia di eventuali sinistri.
- Studio commercialista / consulente fiscale, per contabilità, ricevute e dichiarazioni.
- Fornitore di hosting e manutenzione del gestionale e del sito, nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
- Fornitore del servizio di invio e-mail e, se attivato, di messaggistica, nominato responsabile del trattamento.
- Banca e prestatori di servizi di pagamento, per gli incassi.
- Amministrazione finanziaria, RUNTS, enti pubblici eroganti contributi, nei casi previsti dalla legge o dai bandi.
- Consulenti legali e assicurativi, in caso di contenzioso o sinistro.
- Il personale interno autorizzato (amministrazione, referenti di sede, istruttori), che agisce sotto l'autorità dell'Associazione con istruzioni scritte e con visibilità limitata a quanto necessario: l'istruttore vede solo i propri allievi, senza codice fiscale e senza documenti.
I tuoi dati non sono diffusi e non sono ceduti a terzi per finalità commerciali proprie.
7. Dove sono conservati i dati e trasferimenti fuori dall'Unione Europea
Il gestionale e gli archivi dei documenti sono ospitati su server situati nell'Unione Europea.
Un trasferimento fuori dall'Unione Europea può avvenire soltanto se acconsenti alla pubblicazione delle tue immagini sui social network (che hanno sede o infrastrutture negli Stati Uniti). In quel caso il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea relativa al quadro UE-USA sulla privacy dei dati, o in mancanza sulla base delle clausole contrattuali tipo. Se non presti quel consenso, nessun tuo dato esce dall'Unione Europea.
8. Per quanto tempo conserviamo i dati
| Categoria di dati | Tempo di conservazione | Perché |
|---|
| Libro soci e delibere di ammissione | 10 anni dalla perdita della qualifica di socio | Obblighi di tenuta dei libri sociali e prescrizione ordinaria (art. 2946 cod. civ.) |
| Anagrafica di tesserati e allievi | 10 anni dalla fine dell'ultimo tesseramento o dell'ultimo pagamento | Allineata alle scritture contabili |
| Ricevute, pagamenti, registrazioni contabili | 10 anni dalla data di registrazione | Art. 2220 cod. civ.; termini di accertamento fiscale (art. 43 DPR 600/1973) |
| Tesseramenti e affiliazioni | 10 anni | Obblighi verso l'ente affiliante e prova della copertura assicurativa |
| Certificato medico (copia del documento) | 1 anno dalla scadenza del certificato, poi cancellato | Minimizzazione: passata la scadenza il documento non serve più |
| Estremi del certificato (tipo, data, scadenza, senza il documento) | 10 anni | Prova dell'avvenuta verifica in caso di contestazione |
| Registro delle presenze | 10 anni | Prova della partecipazione in caso di sinistro; calcolo dei compensi degli istruttori |
| Scarichi di responsabilità e moduli firmati | 10 anni dalla firma | Prescrizione ordinaria dell'azione di responsabilità |
| Consensi prestati e loro revoca (testo, versione, data) | 5 anni dalla revoca o dalla cessazione del rapporto | Prova del corretto adempimento verso il Garante |
| Comunicazioni promozionali e registro degli invii | 24 mesi dall'invio | Gestione delle revoche e prova dell'invio |
| Immagini e video | Fino alla revoca del consenso, e comunque non oltre 5 anni dalla ripresa | Consenso revocabile |
| Prenotazioni da landing page non trasformate in iscrizione | 6 mesi | Non c'è motivo di conservarle oltre |
| Registro degli accessi al gestionale (log) | 12 mesi | Sicurezza informatica |
| Backup | 30 giorni per i backup a rotazione | Ripristino in caso di guasto |
Scaduti questi termini i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile. Restano solo le informazioni contenute nei documenti fiscali (nome e cognome sulla ricevuta), che la legge ci obbliga a conservare.
9. Se non fornisci i dati
I dati indicati come necessari alle finalità da A a G sono indispensabili: senza di essi non possiamo iscriverti, tesserarti, assicurarti né farti accedere all'attività. Non è una nostra scelta, è una conseguenza degli obblighi di legge e del rapporto associativo.
Tutto il resto è facoltativo e il rifiuto non comporta alcuna conseguenza sulla tua iscrizione, sulla frequenza dei corsi o sul trattamento che riceverai.
10. I tuoi diritti
Puoi in ogni momento:
- chiedere conferma che stiamo trattando i tuoi dati e ottenerne copia (art. 15);
- chiedere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti (art. 16);
- chiedere la cancellazione dei dati, nei limiti degli obblighi di legge che ci vincolano (art. 17 — vedi il documento CANC per il dettaglio di cosa viene cancellato e cosa no);
- chiedere la limitazione del trattamento (art. 18);
- ricevere i dati che ci hai fornito in un formato leggibile da un computer e chiederne il trasferimento a un altro soggetto (art. 20);
- opporti al trattamento fondato sul nostro legittimo interesse (art. 21);
- revocare il consenso per foto, video e comunicazioni promozionali, in qualsiasi momento e senza dover motivare. La revoca non rende illegittimo quello che abbiamo fatto prima, e non può eliminare le copie già scaricate da terzi dai social.
11. Come esercitare i tuoi diritti
Scrivi a info@myselfacademy.it oppure a myselfasd@pec.it, o consegna una richiesta scritta in sede. Ti rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi, dandotene notizia. La risposta è gratuita, salvo richieste manifestamente infondate o ripetitive.
Per le revoche dei consensi puoi anche usare direttamente la tua area personale online o il link di disiscrizione presente in fondo a ogni comunicazione promozionale.
12. Reclamo all'autorità
Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il Regolamento, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma — protocollo@pec.gpdp.it — www.garanteprivacy.it. Resta sempre possibile il ricorso all'autorità giudiziaria.
13. Decisioni automatizzate
Non prendiamo decisioni che ti riguardano basate unicamente su procedure automatizzate, e non facciamo profilazione.
14. Aggiornamenti di questa informativa
Questa informativa può essere aggiornata. Ogni versione ha un numero e una data. La versione che hai accettato al momento dell'iscrizione resta archiviata nel gestionale e ti sarà sempre consultabile nell'area personale. Se cambiamo qualcosa di sostanziale te lo comunichiamo prima che diventi efficace.
Presa visione
Il/la sottoscritto/a ______________________________________ dichiara di aver ricevuto e letto l'informativa INF-SOCI versione 1.0 del 10/09/2026.
Data ____________ Firma ________________________________
(Per i minori: firma di chi esercita la responsabilità genitoriale)
